Automatisierung und KI: Zeit und Geld zurück an Ihr Team

Ein KI-Agent ist ein Programm, das ein Sprachmodell wie Claude oder ChatGPT nutzt, um mehrere Aufgaben nacheinander zu erledigen, nicht nur eine Frage zu beantworten: eine E-Mail lesen, eine Information in Ihren Tools suchen, eine Antwort vorbereiten. In einem Unternehmen bereitet er vor; ein Mensch prüft und entscheidet.

Beginnen Sie mit einer klaren, wiederkehrenden Aufgabe, nicht mit dem Tool. Schreiben Sie die Schritte, die Sonderfälle und das, was als gutes Ergebnis gilt, auf. Geben Sie dem Agenten dann nur Zugang zu den nötigen Tools, mit Claude, ChatGPT oder einer Plattform wie Make. Testen Sie ihn an echten Fällen, und lassen Sie einen Menschen gegenlesen.

Alles, was immer gleich abläuft: Bestellungen oder Daten zwischen zwei Tools abtippen, Offerten und Rechnungen nachfassen, E-Mails sortieren, Standardofferten, Terminvereinbarungen, Monatsberichte, Dokumente ablegen. Was ein Urteil verlangt, bleibt bei einem Menschen.

Zählen Sie zuerst: Welche Aufgaben kommen jede Woche wieder, wie viele Stunden kosten sie, und laufen sie immer gleich ab? Beginnen Sie mit der Aufgabe, die die meisten Stunden zurückgibt, in den Tools, die Sie schon haben. Ein Ablauf nach dem anderen, mit einer verantwortlichen Person und einem Ausschalter. Die Aufgabenkarte oben auf der Seite macht diese Zählung in 3 Minuten.

Ein Ablauf übernimmt eine Folge von Schritten, die sich immer gleich wiederholt: eine Bestellung, die vom Formular ins CRM und dann in die Buchhaltung geht, eine Erinnerung, die am geplanten Tag rausgeht. Der Ablauf folgt schriftlichen Regeln. Er spart Zeit bei der Routinearbeit und lässt die Entscheidungen einem Menschen.

Ein Ablauf mit einem Schritt, den feste Regeln nicht können: eine frei geschriebene E-Mail lesen, die Daten einer Rechnung auslesen, einen ersten Entwurf schreiben. Die KI macht diesen Schritt, der Rest des Ablaufs bleibt gewöhnlich. Alles, was an Kundschaft geht, liest ein Mensch.

Mit einer einzigen Aufgabe, häufig und gut bekannt, nicht mit einem grossen Projekt. Messen Sie die Zeit, die sie heute braucht, testen Sie KI an zehn echten Fällen, und vergleichen Sie. Entscheiden Sie dann, wo Ihre Daten liegen und welcher Anbieter sie verarbeitet. Ist der Gewinn echt, folgt die nächste Aufgabe.

Rechnungen, die per E-Mail kommen, kann ein Ablauf auslesen: Betrag, Datum, Lieferant, MWST. Die Daten gehen dann in Ihre Buchhaltung, und ein Mensch gibt vor der Zahlung frei. Viele Buchhaltungsprogramme bieten dieses Auslesen schon an; sonst erledigt es ein Ablauf zwischen Ihrem Postfach und Ihrer Buchhaltung.

Jede versendete Offerte erhält ein Nachfassdatum. Ohne Antwort bis dahin geht eine Erinnerung raus, oder ein Entwurf wartet auf Ihre Freigabe. Dasselbe gilt für fällige Rechnungen. Der Ton bleibt Ihrer: Sie schreiben die Texte einmal.

Sortieren Sie zuerst: Offertanfragen, Fragen, Rechnungen, Werbung. Ein Ablauf kann eingehende E-Mails einordnen und eine Antwort aus Ihren Texten und Daten vorbereiten. Die Antwort geht raus, wenn ein Mensch sie gelesen hat, bis Sie anders entscheiden.

Zapier ist ein Onlinedienst, der Ihre Apps ohne Code verbindet: Passiert etwas in einem Tool, folgt eine Aktion in einem anderen. Es gibt ein kostenloses Abo mit einer begrenzten Zahl Aufgaben pro Monat; darüber sind die Abos kostenpflichtig und richten sich nach dem Volumen.

Beide verbinden Ihre Tools ohne Code. Zapier ist am einfachsten zu lernen und hat die meisten Anbindungen. Make ist bei Abläufen mit mehreren Schritten übersichtlicher und bei gleichem Volumen oft günstiger. Für einen kritischen oder sensiblen Ablauf ist ein kleines Programm nach Mass manchmal sicherer und auf Dauer günstiger.

Das hängt von der Aufgabe ab. Zum Schreiben, Zusammenfassen und Analysieren von Texten sind Claude, ChatGPT und Gemini am meisten verbreitet. Wer Daten in der Schweiz behalten will, hat mit Apertus eine Option: das offene Modell von EPFL, ETH Zürich und CSCS, erschienen im September 2025. Die richtige Wahl hängt auch davon ab, wo Ihre Daten verarbeitet werden.

Verbinden Sie den Bericht mit seinen Quellen (Buchhaltung, CRM, Tabelle) und legen Sie die Vorlage einmal fest. Der Bericht füllt sich dann jeden Monat selbst und geht als PDF an die richtigen Personen. Am ersten Tag des Monats ist er bereit.

Nur mit Ihrem Einverständnis, und nur das Nötige. Vor dem Start sage ich Ihnen, welcher Anbieter genutzt wird und wo er die Daten verarbeitet, vorzugsweise in der Schweiz oder in der EU. Der Anbieter darf seine Modelle nicht mit Ihren Daten trainieren.

Jeder Ablauf stoppt und informiert jemanden, wenn er scheitert. Alles, was ein Kunde sieht, liest ein Mensch. Jeder Ablauf hat ein Protokoll, eine verantwortliche Person bei Ihnen und einen Ausschalter.

Oft ist das die richtige Antwort, und ich sage es dann. Individualsoftware lohnt sich, wenn Ihre Arbeitsweise Ihr Vorteil ist, oder wenn die Standardsoftware in Anpassungen mehr kostet als ein kleines Tool für Sie.

Ich, wenn Sie wollen, mit einem Wartungsvertrag. Sonst genügt die Dokumentation für eine andere Entwicklerin oder einen anderen Entwickler.

Wenn möglich auf Ihrem eigenen Hosting, in der Schweiz oder in Europa. Ich sage Ihnen vor dem Start, wo.

Das hängt vom Werkzeug ab. Zuerst eine kleine, nützliche erste Version; der Rest kommt schrittweise dazu, jeder Schritt beziffert. Die Dauer steht in der Offerte.

Per Offerte, nach dem Gespräch von dreissig Minuten. Die Aufgabenkarte zeigt die Zeit, die Ihnen das Tool zurückgibt: Das ist die Obergrenze dessen, was es kosten darf.