Consulting: Ihre IT in Ordnung, auf Ihren Namen, dokumentiert

Kaufen Sie zuerst einen Domainnamen auf den Namen des Unternehmens (ihre-firma.ch). Wählen Sie dann einen E-Mail-Dienst, der diese Domain nutzt: Infomaniak, Google, Microsoft oder einen anderen. Richten Sie zum Schluss die DNS-Einträge ein (MX, SPF, DKIM, DMARC), damit Ihre E-Mails ankommen und nicht im Spam landen.

Das ist die Adresse Ihrer Website und Ihrer E-Mails: ihre-firma.ch. Sie mieten sie bei einem Registrar, für ein Jahr oder länger. Sie gehört der Person oder dem Unternehmen, die als Inhaber eingetragen ist: Prüfen Sie, ob das wirklich das Unternehmen ist.

Kurz, am Telefon leicht zu sagen, wenn möglich ohne Bindestrich, und nahe am Firmennamen. Nehmen Sie die Endung Ihres Marktes (.ch in der Schweiz), und die .com, wenn Sie im Ausland arbeiten. Prüfen Sie bei einem Registrar, ob sie frei ist, und registrieren Sie sie auf das Unternehmen.

Eine .ch-Domain kostet je nach Registrar einige Franken bis einige Dutzend Franken pro Jahr. Achten Sie auf den Preis der Verlängerung, nicht nur auf den Preis im ersten Jahr: Er ist oft höher.

Dem Inhaber, der beim Registrar eingetragen ist. Oft hat eine Agentur oder ein ehemaliger Mitarbeiter die Domain für Sie gekauft, und das Unternehmen besitzt sie nicht. Fragen Sie Ihren Registrar, wer der Inhaber ist, und lassen Sie die Domain auf das Unternehmen übertragen.

Verlangen Sie bei Ihrem aktuellen Registrar den Transfercode (Autorisierungscode) und starten Sie den Transfer beim neuen Anbieter. Notieren Sie vorher Ihre DNS-Einstellungen, vor allem jene für die E-Mails, damit nichts ausfällt. Der Wechsel des Inhabers ist ein separater Schritt.

Nein. Sie mieten sie für ein oder mehrere Jahre und müssen sie verlängern. Ohne Verlängerung wird sie wieder frei, und jemand anderes kann sie registrieren. Aktivieren Sie die automatische Verlängerung mit einem Zahlungsmittel des Unternehmens.

Beim IT-Outsourcing übergeben Sie Ihre IT ganz oder teilweise dauerhaft an einen Anbieter: Arbeitsplätze, Server, Backups, Sicherheit, Support. Die Wartung kommt eher von Fall zu Fall, wenn etwas kaputtgeht. Mein Ansatz liegt dazwischen: Ich lege ein Fundament auf Ihren Namen, dokumentiert, und IT Care prüft es jeden Monat. Sie sind nicht von mir abhängig.

Das hängt von der Zahl der Personen, der Geräte und der Software ab, die betreut werden, und davon, was inbegriffen ist: Support, Backups, Sicherheit. IT Care wird pro Person und Monat berechnet, mit einem Minimum. Der genaue Betrag steht in der Offerte, nach dem IT-Check und einem Gespräch von dreissig Minuten.

Die häufigsten: ein gestohlenes oder mehrfach verwendetes Passwort, eine gefälschte E-Mail (Phishing), Ransomware, die Ihre Dateien verschlüsselt, und ein ehemaliger Mitarbeiter, der seine Zugänge behalten hat. Drei Massnahmen decken das Wichtigste ab: Zwei-Faktor-Authentifizierung, getestete Backups ausserhalb Ihrer Räume und Zugänge, die am Tag eines Austritts gesperrt werden.

Zum Anmelden brauchen Sie Ihr Passwort und einen zweiten Nachweis: einen Code auf Ihrem Telefon, eine App oder einen physischen Schlüssel. Ein gestohlenes Passwort reicht dann nicht mehr. Aktivieren Sie sie zuerst für die E-Mail, dann für die Tools mit Kunden- oder Bankdaten.

Ein verschlüsselter Tresor, der alle Ihre Passwörter aufbewahrt und für Sie ausfüllt. Sie merken sich nur noch eines. Er erstellt für jedes Konto ein anderes, langes Passwort, und er erlaubt, einen Zugang im Team zu teilen, ohne ihn irgendwo aufzuschreiben.

Eine Kopie Ihrer Daten, die an einem anderen Ort als das Original liegt, damit Sie sie nach einer Panne, einem Diebstahl, einem Fehler oder Ransomware zurückholen. Es muss automatisch laufen, ausserhalb Ihrer Räume liegen und getestet sein: Ein Backup, aus dem nie eine Datei wiederhergestellt wurde, beweist nichts.

Folgen Sie der 3-2-1-Regel: 3 Kopien Ihrer Daten, auf 2 verschiedenen Speichermedien, davon 1 ausserhalb Ihrer Räume. Die Backups müssen automatisch laufen. Ein Backup zählt erst, wenn Sie schon einmal eine Datei daraus wiederhergestellt haben: Testen Sie es mindestens einmal pro Quartal.

Führen Sie eine Liste aller Konten jeder Person. Am Tag des Austritts: Konten sperren, gemeinsam genutzte Passwörter ändern, Geräte zurücknehmen und das Postfach an eine Kollegin oder einen Kollegen weiterleiten. Mit einem Passwort-Manager und einem schriftlichen Ablauf dauert das eine Stunde.

Das Wichtigste (Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwort-Manager, getestete Backups) beruht auf Tools, die einige Franken pro Person und Monat kosten. Die Hauptkosten sind die Einrichtung, einmal gemacht, und danach eine regelmässige Kontrolle.

Nein. Keine Hardware, keine Vor-Ort-Einsätze, kein Pikettdienst: Ein lokaler Anbieter macht die Hardware besser. Ich kümmere mich um Konten, Zugänge, Backups und Software, aus der Ferne.