Business Intelligence: wissen, was sich lohnt, und mit Ihren Zahlen entscheiden

Kaufen Sie zuerst einen Domainnamen auf den Namen des Unternehmens (ihre-firma.ch). Wählen Sie dann einen E-Mail-Dienst, der diese Domain nutzt: Infomaniak, Google, Microsoft oder einen anderen. Richten Sie zum Schluss die DNS-Einträge ein (MX, SPF, DKIM, DMARC), damit Ihre E-Mails ankommen und nicht im Spam landen.

Das ist die Adresse Ihrer Website und Ihrer E-Mails: ihre-firma.ch. Sie mieten sie bei einem Registrar, für ein Jahr oder länger. Sie gehört der Person oder dem Unternehmen, die als Inhaber eingetragen ist: Prüfen Sie, ob das wirklich das Unternehmen ist.

Kurz, am Telefon leicht zu sagen, wenn möglich ohne Bindestrich, und nahe am Firmennamen. Nehmen Sie die Endung Ihres Marktes (.ch in der Schweiz), und die .com, wenn Sie im Ausland arbeiten. Prüfen Sie bei einem Registrar, ob sie frei ist, und registrieren Sie sie auf das Unternehmen.

Eine .ch-Domain kostet je nach Registrar einige Franken bis einige Dutzend Franken pro Jahr. Achten Sie auf den Preis der Verlängerung, nicht nur auf den Preis im ersten Jahr: Er ist oft höher.

Dem Inhaber, der beim Registrar eingetragen ist. Oft hat eine Agentur oder ein ehemaliger Mitarbeiter die Domain für Sie gekauft, und das Unternehmen besitzt sie nicht. Fragen Sie Ihren Registrar, wer der Inhaber ist, und lassen Sie die Domain auf das Unternehmen übertragen.

Verlangen Sie bei Ihrem aktuellen Registrar den Transfercode (Autorisierungscode) und starten Sie den Transfer beim neuen Anbieter. Notieren Sie vorher Ihre DNS-Einstellungen, vor allem jene für die E-Mails, damit nichts ausfällt. Der Wechsel des Inhabers ist ein separater Schritt.

Nein. Sie mieten sie für ein oder mehrere Jahre und müssen sie verlängern. Ohne Verlängerung wird sie wieder frei, und jemand anderes kann sie registrieren. Aktivieren Sie die automatische Verlängerung mit einem Zahlungsmittel des Unternehmens.

Beim IT-Outsourcing übergeben Sie Ihre IT ganz oder teilweise dauerhaft an einen Anbieter: Arbeitsplätze, Server, Backups, Sicherheit, Support. Die Wartung kommt eher von Fall zu Fall, wenn etwas kaputtgeht. Mein Ansatz liegt dazwischen: Ich lege ein Fundament auf Ihren Namen, dokumentiert, und IT Care prüft es jeden Monat. Sie sind nicht von mir abhängig.

Das hängt von der Zahl der Personen, der Geräte und der Software ab, die betreut werden, und davon, was inbegriffen ist: Support, Backups, Sicherheit. IT Care wird pro Person und Monat berechnet, mit einem Minimum. Der genaue Betrag steht in der Offerte, nach dem IT-Check und einem Gespräch von dreissig Minuten.

Die häufigsten: ein gestohlenes oder mehrfach verwendetes Passwort, eine gefälschte E-Mail (Phishing), Ransomware, die Ihre Dateien verschlüsselt, und ein ehemaliger Mitarbeiter, der seine Zugänge behalten hat. Drei Massnahmen decken das Wichtigste ab: Zwei-Faktor-Authentifizierung, getestete Backups ausserhalb Ihrer Räume und Zugänge, die am Tag eines Austritts gesperrt werden.

Zum Anmelden brauchen Sie Ihr Passwort und einen zweiten Nachweis: einen Code auf Ihrem Telefon, eine App oder einen physischen Schlüssel. Ein gestohlenes Passwort reicht dann nicht mehr. Aktivieren Sie sie zuerst für die E-Mail, dann für die Tools mit Kunden- oder Bankdaten.

Ein verschlüsselter Tresor, der alle Ihre Passwörter aufbewahrt und für Sie ausfüllt. Sie merken sich nur noch eines. Er erstellt für jedes Konto ein anderes, langes Passwort, und er erlaubt, einen Zugang im Team zu teilen, ohne ihn irgendwo aufzuschreiben.

Eine Kopie Ihrer Daten, die an einem anderen Ort als das Original liegt, damit Sie sie nach einer Panne, einem Diebstahl, einem Fehler oder Ransomware zurückholen. Es muss automatisch laufen, ausserhalb Ihrer Räume liegen und getestet sein: Ein Backup, aus dem nie eine Datei wiederhergestellt wurde, beweist nichts.

Folgen Sie der 3-2-1-Regel: 3 Kopien Ihrer Daten, auf 2 verschiedenen Speichermedien, davon 1 ausserhalb Ihrer Räume. Die Backups müssen automatisch laufen. Ein Backup zählt erst, wenn Sie schon einmal eine Datei daraus wiederhergestellt haben: Testen Sie es mindestens einmal pro Quartal.

Führen Sie eine Liste aller Konten jeder Person. Am Tag des Austritts: Konten sperren, gemeinsam genutzte Passwörter ändern, Geräte zurücknehmen und das Postfach an eine Kollegin oder einen Kollegen weiterleiten. Mit einem Passwort-Manager und einem schriftlichen Ablauf dauert das eine Stunde.

Das Wichtigste (Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwort-Manager, getestete Backups) beruht auf Tools, die einige Franken pro Person und Monat kosten. Die Hauptkosten sind die Einrichtung, einmal gemacht, und danach eine regelmässige Kontrolle.

Nein. Keine Hardware, keine Vor-Ort-Einsätze, kein Pikettdienst: Ein lokaler Anbieter macht die Hardware besser. Ich kümmere mich um Konten, Zugänge, Backups und Software, aus der Ferne.

Business Intelligence (BI) macht aus den Daten Ihres Unternehmens Zahlen, die Sie schnell lesen: wer kauft, was, wie viel, mit welcher Marge. Sie führt zusammen, was zwischen CRM, Buchhaltung und Excel verstreut ist, damit Sie auf Fakten entscheiden. Bei mir heisst das Auswertung Ihrer Zahlen: Ihre besten Kunden und Ihre Lecks.

Ihre Daten lesen, um eine genaue Frage zu beantworten: welche Kunden am meisten bringen, welche Leistungen Geld verlieren, wann die Bestellungen sinken. Man trägt zusammen, bereinigt, vergleicht, dann entscheidet man. Auf ungeordneten Daten liefert die Analyse falsche Zahlen.

Ein Dashboard zeigt Ihre wichtigsten Zahlen auf einem Bildschirm, aktuell: Umsatz, Marge, neue Kunden, überfällige Rechnungen. So sehen Sie in einer Minute, wo Sie stehen, ohne jeden Monat eine Tabelle neu zu bauen.

Wählen Sie 5 bis 8 Zahlen, die Ihre Entscheidungen leiten, nicht mehr. Verbinden Sie sie mit ihrer Quelle (Buchhaltung, CRM), damit sie sich selbst aktualisieren. Excel genügt für den Anfang; Power BI oder Looker Studio helfen, wenn die Quellen zahlreicher werden. Am längsten dauert nicht das Dashboard, sondern saubere Daten dahinter.

Ein KPI (Key Performance Indicator, Leistungskennzahl) ist eine Zahl, die zeigt, ob Sie einem Ziel näher kommen: die Marge pro Kunde, die durchschnittliche Zahlungsfrist, die Anfragen pro Monat. Ein guter KPI wird ohne Handarbeit gemessen, jeden Monat, und führt zu einer Entscheidung.

Für ein Unternehmen: Umsatz und Marge pro Kunde und Leistung, der Anteil Ihrer besten 20 % der Kunden, die Kosten, um einen Kunden zu gewinnen, der Wert eines Kunden über die Zeit, verlorene Kunden und überfällige Rechnungen. Wenige Zahlen, jeden Monat verfolgt, sind mehr wert als ein Bericht mit 30 Seiten.

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist die zentrale Datei Ihrer Kunden und Interessenten: Kontaktdaten, Austausch, Offerten, Nachfassungen. So bleibt keine Information in einem Postfach oder im Kopf einer Person. Beispiele: HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Twenty.

Damit Sie keine Interessenten und keine Nachfassungen mehr verlieren und jederzeit wissen, wo jeder Kunde steht. Ein gut gepflegtes CRM ist auch die Basis jeder Analyse: Ohne CRM wissen Sie nicht, wer Ihre besten Kunden sind.

Ja: Mehrere CRM haben eine kostenlose Version für wenige Nutzer, etwa HubSpot, und Twenty ist ein freies CRM, das Sie selbst betreiben können. Bezahlte Versionen werden meist pro Nutzer und Monat verrechnet. Die echten Kosten liegen anderswo: die Einrichtung, der Import Ihrer Daten und die Erfassungsregeln.

Das CRM verwaltet die Kundenbeziehung: Interessenten, Verkäufe, Nachfassungen. Das ERP verwaltet das Unternehmen: Lager, Einkauf, Produktion, Buchhaltung. Viele Unternehmen brauchen ein CRM lange vor einem ERP. Wichtig ist, dass beide ihre Daten austauschen, ohne doppelte Erfassung.

Das Formular der Website schreibt direkt ins CRM: Jede Anfrage wird ein Eintrag, mit der Herkunftsseite und dem Datum, ohne Kopieren und Einfügen. Die meisten CRM haben ein eingebautes Formular oder eine Programmierschnittstelle; sonst schlägt ein Verbindungstool wie Make oder Zapier die Brücke. Diese Verbindung richte ich in den Paketen Visible und Conquête ein.

Speichern Sie die Datei als CSV, eine Spalte pro Feld (Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen), und starten Sie dann den Import des CRM, der Sie fragt, welche Spalte in welches Feld gehört. Entfernen Sie vor dem Import die Duplikate und vereinheitlichen Sie die Formate: Sonst startet das CRM mit denselben Fehlern wie die Datei.

Power BI ist das Dashboard-Tool von Microsoft. Die Desktop-Version, Power BI Desktop, ist kostenlos; um Berichte mit einem Team zu teilen, braucht es in der Regel eine kostenpflichtige Lizenz. Es ist nicht zwingend: Je nach Grösse genügen Excel oder Looker Studio.

Markieren Sie Ihre Daten, dann Daten › Duplikate entfernen, und wählen Sie die Spalten zum Vergleich. Achtung: «Müller AG» und «Muller A.G.» gelten nicht als Duplikate. Bei einer Kundendatei müssen Sie auch die Schreibweise vereinheitlichen und dann Erfassungsregeln festlegen, damit die Duplikate nicht zurückkommen.

Über Ihre Formulare, Offerten, Rechnungen und Ihr CRM, mit Einwilligung, wo das Gesetz sie verlangt. In der Schweiz gilt das neue Datenschutzgesetz (revDSG) seit dem 1. September 2023: Sagen Sie, wofür Sie sammeln, behalten Sie nur das Nötige und schützen Sie den Zugang. Meistens haben Sie die Daten schon: Sie sind nur verstreut.

Ich arbeite in Ihren Tools oder auf einer verschlüsselten Kopie, gehostet in der Schweiz. Die Kopie wird am Ende gelöscht, mit schriftlicher Bestätigung. Ein Auftragsbearbeitungsvertrag wird vor der ersten Datei unterschrieben.

Das hängt von der Zahl der Quellen, der Zahl der Datensätze und dem Zustand der Daten ab. Einige Wochen für eine saubere Buchhaltung und ein sauberes CRM; die Bereinigung einer zehnjährigen Historie kann bis zu zwei Monate dauern. Die Dauer steht in der Offerte.