Business intelligence : savoir ce qui vous rapporte, et décider avec vos chiffres

Achetez d’abord un nom de domaine au nom de l’entreprise (votre-entreprise.ch). Prenez ensuite un service de messagerie qui l’utilise : Infomaniak, Google, Microsoft ou un autre. Enfin, réglez les enregistrements DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC) pour que vos emails arrivent et ne finissent pas dans les indésirables.

C’est l’adresse de votre site et de vos emails : votre-entreprise.ch. On le loue chez un registraire, pour un an ou plus. Il appartient à la personne ou à l’entreprise inscrite comme titulaire : vérifiez que c’est bien l’entreprise.

Court, facile à dire au téléphone, sans tiret si possible, et proche du nom de l’entreprise. Prenez l’extension de votre marché (.ch en Suisse), et le .com si vous travaillez à l’étranger. Vérifiez qu’il est libre chez un registraire, puis enregistrez-le au nom de l’entreprise.

Un .ch coûte de quelques francs à quelques dizaines de francs par an, selon le registraire. Regardez le prix du renouvellement, pas seulement celui de la première année : il est souvent plus élevé.

Au titulaire inscrit chez le registraire. Souvent, c’est l’agence ou un ancien employé qui l’a acheté pour vous, et l’entreprise ne le possède pas. Demandez à votre registraire qui est le titulaire, et faites-le passer au nom de l’entreprise.

Demandez le code de transfert (code d’autorisation) à votre registraire actuel, puis lancez le transfert chez le nouveau. Avant, notez vos réglages DNS, surtout ceux des emails, pour éviter une coupure. Le changement de titulaire est une démarche séparée.

Non. On le loue pour un an ou plusieurs, et il faut le renouveler. Sans renouvellement, il redevient libre et quelqu’un d’autre peut le prendre. Activez le renouvellement automatique sur un moyen de paiement de l’entreprise.

L’infogérance confie tout ou partie de votre informatique à un prestataire, en continu : postes, serveurs, sauvegardes, sécurité, support. La maintenance intervient plutôt au cas par cas, quand quelque chose casse. Mon approche est entre les deux : je pose des fondations à votre nom, documentées, puis IT Care les vérifie chaque mois. Vous ne dépendez pas de moi.

Cela dépend du nombre de personnes, des postes et des logiciels à suivre, et de ce qui est compris : support, sauvegardes, sécurité. IT Care se calcule par personne et par mois, avec un minimum. Le montant exact est sur devis, après le contrôle IT et un appel de trente minutes.

Les plus courants : un mot de passe volé ou réutilisé, un email piégé (hameçonnage), un rançongiciel qui chiffre vos fichiers, et un ancien employé qui a gardé ses accès. Trois mesures couvrent l’essentiel : la double authentification, des sauvegardes testées hors de vos locaux, et des accès fermés le jour d’un départ.

Pour vous connecter, il faut votre mot de passe et une deuxième preuve : un code sur votre téléphone, une application ou une clé physique. Un mot de passe volé ne suffit alors plus. Activez-la d’abord sur l’email, puis sur les outils qui contiennent des données clients ou bancaires.

Un coffre chiffré qui garde tous vos mots de passe et les remplit à votre place. Vous n’en retenez plus qu’un. Il crée un mot de passe différent et long pour chaque compte, et il permet de partager un accès dans l’équipe sans l’écrire nulle part.

Une copie de vos données gardée ailleurs que l’original, pour les retrouver après une panne, un vol, une erreur ou un rançongiciel. Elle doit être automatique, hors de vos locaux, et testée : une sauvegarde dont on n’a jamais restauré un fichier ne prouve rien.

Suivez la règle 3-2-1 : 3 copies de vos données, sur 2 supports différents, dont 1 hors de vos locaux. Les sauvegardes doivent être automatiques. Une sauvegarde compte seulement si vous avez déjà restauré un fichier avec : testez-la au moins une fois par trimestre.

Gardez la liste des comptes de chaque personne. Le jour du départ : fermez ses comptes, changez les mots de passe partagés, récupérez les appareils, et transférez sa boîte mail à un collègue. Avec un gestionnaire de mots de passe et une procédure écrite, cela prend une heure.

L’essentiel (double authentification, gestionnaire de mots de passe, sauvegardes testées) repose sur des outils qui coûtent quelques francs par personne et par mois. Le coût principal est la mise en place, faite une fois, puis une vérification régulière.

Non. Pas de matériel, pas de déplacement, pas d’astreinte : un prestataire local fait mieux le matériel. Je m’occupe des comptes, des accès, des sauvegardes et des logiciels, à distance.

La business intelligence (BI) transforme les données de votre entreprise en chiffres que vous lisez vite : qui achète, quoi, combien, avec quelle marge. Elle rassemble ce qui est éparpillé entre CRM, comptabilité et Excel, pour décider sur des faits. Chez moi, c’est la Lecture de vos chiffres : vos meilleurs clients et vos fuites.

Lire vos données pour répondre à une question précise : quels clients rapportent le plus, quelles prestations perdent de l’argent, quand les commandes baissent. On rassemble, on nettoie, on compare, puis on décide. Sur des données en désordre, l’analyse donne de faux chiffres.

Un tableau de bord réunit vos chiffres clés sur un seul écran, à jour : chiffre d’affaires, marge, nouveaux clients, factures en retard. Il sert à voir où vous en êtes en une minute, sans refaire un tableau chaque mois.

Choisissez 5 à 8 chiffres qui guident vos décisions, pas plus. Reliez-les à leur source (comptabilité, CRM) pour qu’ils se mettent à jour seuls. Excel suffit pour commencer ; Power BI ou Looker Studio servent quand les sources se multiplient. Le plus long n’est pas le tableau : ce sont des données propres derrière.

Un KPI (key performance indicator, indicateur clé de performance) est un chiffre qui dit si vous avancez vers un objectif : la marge par client, le délai de paiement moyen, le nombre de demandes par mois. Un bon KPI se mesure tout seul, chaque mois, et mène à une décision.

Pour une entreprise : le chiffre d’affaires et la marge par client et par prestation, la part de vos 20 % meilleurs clients, le coût pour gagner un client, la valeur d’un client dans le temps, les clients perdus et les factures en retard. Peu de chiffres, suivis chaque mois, valent mieux qu’un rapport de 30 pages.

Un CRM (customer relationship management) est le fichier central de vos clients et prospects : coordonnées, échanges, devis, relances. Il évite qu’une information reste dans une boîte mail ou dans la tête d’une personne. Exemples : HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Twenty.

Pour ne plus perdre de prospects ni de relances, et savoir à tout moment où en est chaque client. Un CRM bien rempli est aussi la base de toute analyse : sans lui, vous ne savez pas qui sont vos meilleurs clients.

Oui : plusieurs CRM ont une version gratuite pour quelques utilisateurs, comme HubSpot, et Twenty est un CRM libre que vous pouvez héberger vous-même. Les versions payantes se facturent en général par utilisateur et par mois. Le vrai coût est ailleurs : la mise en place, l’import de vos données et les règles de saisie.

Le CRM gère la relation client : prospects, ventes, relances. L’ERP gère l’entreprise : stocks, achats, production, comptabilité. Beaucoup d’entreprises ont besoin d’un CRM bien avant un ERP. L’important est que les deux échangent leurs données, sans ressaisie.

Le formulaire du site écrit directement dans le CRM : chaque demande devient une fiche, avec la page d’origine et la date, sans copier-coller. La plupart des CRM ont un formulaire intégré ou une interface de programmation ; sinon, un outil de liaison comme Make ou Zapier fait le pont. Je fais ce lien dans les formules Visible et Conquête.

Enregistrez le fichier en CSV, une colonne par champ (nom, email, téléphone, entreprise), puis lancez l’import du CRM, qui vous demande quelle colonne va dans quel champ. Avant l’import, supprimez les doublons et harmonisez les formats : sinon, le CRM démarre avec les mêmes erreurs que le fichier.

Power BI est l’outil de tableaux de bord de Microsoft. La version de bureau, Power BI Desktop, est gratuite ; partager des rapports avec une équipe demande en général une licence payante. Ce n’est pas obligatoire : selon votre taille, Excel ou Looker Studio suffisent.

Sélectionnez vos données, puis Données › Supprimer les doublons, et choisissez les colonnes à comparer. Attention : « Müller SA » et « Muller S.A. » ne sont pas vus comme des doublons. Pour un fichier client, il faut aussi harmoniser l’orthographe, puis fixer des règles de saisie pour que les doublons ne reviennent pas.

Par vos formulaires, vos devis, vos factures et votre CRM, avec le consentement quand la loi le demande. En Suisse, la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD) s’applique depuis le 1er septembre 2023 : dites pourquoi vous collectez, gardez seulement l’utile et protégez l’accès. Le plus souvent, vous avez déjà les données : elles sont seulement éparpillées.

Je travaille dans vos outils ou sur une copie chiffrée hébergée en Suisse. La copie est effacée à la fin, avec une confirmation écrite. Un contrat de traitement des données est signé avant le premier fichier.

Cela dépend du nombre de sources, du nombre de fiches et de l’état des données. Quelques semaines pour une comptabilité et un CRM propres ; le nettoyage d’un historique de dix ans peut prendre jusqu’à deux mois. La durée est écrite dans l’offre.